17-09-2021 19:30:41.    Source is: https://loyp.ru/vision/management/timesheet.html

Зачем нужен таймшит

Табель учета рабочего времени, управление проектами, timesheet, учет времени
В компаниях, где немалую долю расходов составляют затраты на персонал, жизненно важно иметь систему сбора и анализа статистики о рабочем времени (таймшит, англ. timesheet – табель учета). Учет затрат времени персонала в бизнесах, оказывающих правовые, финансовые и информационные услуги ведется в силу того, что заказчикам выставляются счета по часам работы отдельных специалистов. Но даже если внешняя потребность ведения таймшита отсутствует и условия договоров с заказчиками не связаны непосредственно с реализацией рабочего времени персонала, полезность таймшита не снижается.

Трудоемкость заполнения таймшита для сотрудника не должна превышать 5-10 мин в день. В компаниях, где таймшит уже пронизал с годами культуру управления и глубоко интегрирован в корпоративную информационную систему, это время может быть и больше за счет того, что от сотрудника требуют подробную детализацию своего дня, а также развернутые комментарии о выполненных задачах. Но это уже «тюнинг», для получения же основной ценности таймшита можно отталкиваться от простого и минимизировать требования по его заполнению. Ведь время оплачиваемое сотруднику – это ваши расходы. И тратить его на отчетность хотелось бы в меньшей степени.

Для минимизации времени заполнения необходимо: во-первых, установить разумную степень детализации; во-вторых, автоматизировать процесс сбора и консолидации ежедневных отчетов персонала.

Базово от сотрудника достаточно потребовать заполнение информации о рабочем дне с точностью до получаса. Как правило, из практики – это от одного до пяти пунктов. Основным объектом отнесения времени является проект (услуга, направление деятельности), во благо которого сотрудник трудился в течение дня. Для географически распределенных компаний, обслуживаемых из центрального офиса, объектом отнесения времени может служить регион. Подход применим для коммерческих служб, управлений строительством, отделов проектирования, разработки, дизайна и т.п. В некоторых компаниях культура таймшита охватывает даже такой «глубокий» бэкофис, как бухгалтерия и отдел персонала.

«Чтобы иметь возможность зафиксировать реальные результаты выполнения своих обязанностей, сотруднику их необходимо прежде честно достичь.»

Например, таймшит сотрудника абстрактного сметно-договорного отдела за день может выглядеть так:

ПроектРегионЗатрачено времени, часовСодержание
Строительство объекта «Газпром»Москва1,5Проверка сметы, высланной заказчиком. Подготовка и отправка замечаний.
Проект «Техническое Обслуживание»Санкт-Петербург2Формирование 25 типовых актов оказанных услуг. Отправка заказчикам.
Проект «Техническое Обслуживание»Новосибирск2,5Формирование 38 типовых актов оказанных услуг. Отправка заказчикам.
Коммерческий департаментМосква2Подготовка данных для коммерческого предложения. Отправка коммерческому директору.
Итого8

В отношении этого примера, креативному читателю придет мысль оцифровать в отдельное поле количество подготовленных актов. Либо попросить сотрудника детализировать, с какими клиентами конкретно он взаимодействовал. Не стоит этого делать по нескольким причинам. Во-первых, для учета указанных параметров на предприятии существуют (должны существовать) другие системы. Сами же параметры многообразны и их количество, в общем случае, определить затруднительно. Во-вторых, нарушается принцип минимизации времени на заполнение. В-третьих, 80% полезного эффекта будут достигнуты уже и при данной детализации.

А положительных моментов сразу несколько.

«Софтверная составляющая такого проекта примитивна и спокойно реализуется на базе одного из продуктов с отрытым кодом либо путем несложной доработки.»

Усложнением процесса сбора статистики является введение обязательного подтверждения (акцепта) затрат времени сотрудника его руководителем. Вряд ли это разумно, если конечно отсутствует потребность подтверждения таймшита заказчиком. Введение согласующего в этот процесс создает нездоровую бюрократию, т.к. потраченное время – это уже свершившийся факт и подтверждать его дополнительно нет никакого смысла. Кроме того, появляется новая точка постоянной зависимости от доступности руководителя подразделения в ежедневной деятельности, что не желательно. Другой вопрос, что руководитель подразделения, как полноправный и ответственный участник этой организационной системы, должен обязательно уделять время анализу сводной отчетности по затратам времени подчиненных (за прошедший день, неделю, месяц), выборочно погружаться в задачи, сверять их со своими же вводными и обязательно давать обратную связь сотрудникам. Удобна система, которая в уведомительном порядке (информативно) отправляет руководителю в конце дня краткую сводку о затратах времени специалиста в момент их заполнения.

Проект по внедрению системы сбора статистики затрат рабочего времени, как и любой другой проект автоматизации процесса, в первую очередь – организационный проект, а затем уже IT. Софтверная составляющая такого проекта примитивна и спокойно реализуется на базе одного из продуктов с отрытым кодом либо путем несложной доработки силами вашего информационного отдела. Основной залог получения ожидаемых результатов руководителем при внедрении – это внутренняя дисциплина, системность (регулярность) постановки и последующего контроля выполнения задач. Эффект от Ваших усилий на этом пути – повышение выработки персонала и своевременность принятия управленческих решений.

17-09-2021 19:30:41.    Source is: https://loyp.ru/vision/management/timesheet.html